Kreativität wecken

„Es ist eine Illusion zu glauben, daß man das optimale Büro am Reißbrett planen kann“, sagt Leopold Stieger, Geschäftsführer der Gesellschaft für Personalentwicklung in Wien/ Mauer. „Aus unserer Erfahrung wissen wir, daß die Produktivität der Mitarbeiter und die Effizienz der Arbeit in einem perfekt gestylten Büro nicht höher sind, als in einer traditionellen Büroumgebung. Nicht die technisch und ergonomisch beste Lösung führt zu verbesserten Leistungen der Mitarbeiter; die größte Effizienz findet man dort, wo Mitarbeiter mitgestalten und mitplanen konnten.“

Die Arbeit dieses Instituts markiert ein Umdenken in der Planung und Gestaltung von Büroarbeitsplätzen. Im Mittelpunkt steht das Gesamtbefinden der Mitarbeiter, das „Büroklima“ gewissermaßen. Werden sie in die Büroplanung in richtiger Weise miteinbezogen, so steigt gleichermaßen die Identifikation mit der Arbeit und das Wohlfühlen am Arbeitsplatz. Wer eine funkelnagelneue Büroeinrichtung, vor Technik und Ergonomie nur so strotzend, nicht einfach vorgesetzt bekommt, sondern mitplanen, auswählen und entscheiden darf, für den wird das Büro eine Umgebung, in die er etwas von seiner Persönlichkeit investieren kann.

Aber es sind nicht nur Fragen des persönlichen Geschmacks und der Ästhe-

tik, die auf diesem neuen Weg der Büroplanung wichtig sind. Durch eine genaue Analyse der Kommunikationsabläufe zum Beispiel — wer muß mit welchem Mitarbeiter wie oft und wie intensiv kommunizieren? — läßt sich ein Büro so einrichten, daß Wegzeiten verkürzt und dadurch Informationen schneller und verläßlicher ausgetauscht werden können. Ein ausgefeiltes System an Fragebögen

hilft da mit, eine Vorerhebung der Ist-Situation durchzuführen. Nach dieser ersten Analyse wird anläßlich einer Klausurtagung mit allen Mitarbeitern gemeinsam ein Einrichtungskonzept erarbeitet. Dieses beschränkt sich dann in den meisten Fällen nicht nur auf die Auswahl und Anordnung von neu anzuschaffenden Möbelstücken, in der Regel werden dabei neue und bessere Formen des Arbeitsablaufes und der Büroorganisation entdeckt.

Die Gesellschaft für Personalentwicklung nützt bei derartigen Projekten auch ihre langjährige Erfahrung aus der Industrieberatung. Im Rahmen von Qualitätszirkeln etwa entdecken die Mitarbeiter „an der Front“ Möglichkeiten der Qualitätsverbesserung und Mängelbeseitigung. Uberträgt

man dieses Modell aus der Welt der industriellen Fertigung auf das Gebiet der Bürogestaltung, so bedeutet dies, das Know-how der einzelnen Mitarbeiter für die Optimierung von Arbeitsvorgängen zu nützen.

In vielen Fällen können die einzelnen Mitarbeiter wesentlich besser beurteilen, wo Fehler entstehen beziehungsweise wo sie vermeidbar sind, als eine Stabsabteilung oder ein externes Planungsbüro, das „weit weg vom Schuß“ ist. Nützt man die Ideen, aber auch die Energien, die sonst in Nörgeleien („Ich würde ja gerne das oder jenes tun, aber unter diesen Umständen ...“) ihren Ausdruck finden, indem man die Mitarbeiter verantwortlich einbezieht, so sind geradezu dramatische Veränderungenmöglich. Im Fachchinesisch der Management-Experten heißt dies, einen Organisationsentwicklungsprozeß in Gang setzen — Untertitel zu diesen Überlegungen „Betroffene zu Beteiligten machen“ —, und das ist das Credo der Organisationsentwicklung.

Daß diese Form von Einrichtungsplanung nichts mehr mit dem Verkaufen von Möbeln zu tun hat, liegt auf der Hand, und damit wird auch klar, daß Möbel, technische Geräte, die ganze „Hardware“ also, nicht überbewertet werden dürfen.

Der Autor ist Managementberater der Gesellschaft für Personalentwicklung GmbH, Wien.