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Digital In Arbeit

ein weites Feld neue Techniken

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beispielsweise beinhaltet Textbearbeitung, Aktenverwaltung, weiters Textverarbeitung wie Mahnschreiben und Klagen, Terminverwaltung wie Einhaltung von Vorlagefristen und so weiter. Je nach Größe der Kanzlei sind entsprechende Ein- oder Mehrplatzsysteme möglich, die bei Bedarf auch ausgebaut werden können.

Aber es muß nicht gleich ein ganzes Bürokommunikationssystem mit Textverarbeitung, Tischrechner, elektronischem Kalender und Notizblock, einer elektronischen Post samt ausgetüftelten Archivierungsmöglichkeiten sein. Schon beim simplen Telefon lassen sich Zeit und Kosten sparen.

Philips hat errechnet, daß in 40 Prozent der Fälle bei einem Anruf der Betroffene nicht an seinem Platz beziehungsweise zu erreichen ist. Sei es, weil er gerade unterwegs oder anderweitig beschäftigt ist. Nochmaliges anrufen, wählen, warten, rückrufen — das kostet Geld und natürlich Zeit.

Es gibt bereits Nebenstellenanlagen mit bis zu 1.000 Teilnehmern, aber auch Kleinstkonstruktionen,die ebenfalls „alle Stückerln“ spielen. Wer zum Beispiel nur einen Amtsanschluß besitzt, aber bis zu drei Telefone benutzen möchte, kann den zweiten oder dritten Apparat ins Nebenzimmer, in einem anderen Stock oder auch schon in einem anderen Haus anschließen. Die Geräte haben spezielle Funktionen wie automatische Wahlwiederholung, Kurzwahl für die zehn am häufigsten benutzten Nummern, Merkerfunktion und ähnliches.

Auch die anderen Telefondienste wie Mobil- oder Autotele-fon werden technisch verbessert. So kann ein Autotelef on schon so installiert werden, daß der Benutzer gar nicht mehr die Hände vom Lenkrad nehmen muß.

Neu auf dem Markt sind auch Verbesserungen des bekannten „Piepserls“, des Personenruf-dienstes der Post. Jetzt ist bereits am Pieps-Ton erkennbar, von wem man gesucht wird. (Beim alten Gerät mußte man noch zur nächsten Telefonzelle rasen und bei seiner Firma nachfragen, wer anruft.) Es gibt auch bereits Geräte, die Zahlen und Texte angeben (Kostenpunkt dieser Rufdienste zwischen vier- und neuntausend Schilling).

Spezielle Sprachterrninals haben ebenfalls Furore gemacht. Sie ermöglichen, daß während des Anrufes beziehungsweise noch vor Gesprächsbeginn Name und Nummer des Anrufers angezeigt werden. Langt während eines Gespräches ein weiteres Telefonat ein, werden ebenfalls Name und Rufnummer signalisiert. Darüber hinaus wird dem Benutzer angezeigt, ob in seinem elektronischen Briefkasten Nachrichten liegen.

Ähnlich wie der bekannte Anrufbeantworter funktioniert der Sprachspeicherdienst. Allerdings sind die deponierten Nachrichten nur über einen Code zugänglich; wer ihn kennt, kann die Informationen abfragen.

Auch auf dem Kopier-Sektor tut sich einiges. Großflächige oder komplizierte Vorlagen sind längst kein Problem mehr. In Zukunft wird es sogar möglich sein, via Büdschirm die jeweilige Kopiervorlage zwischen Ein- und Ausgabe nochmals zu bearbeiten.zum Beispiel, um Korrekturen vorzunehmen.

Ein weiteres Zauberwort in der Bürokommunikation ist „Desktop-Publishing“. Dieses System wurde konzipiert, um Schrift und Graphik eines Dokumentes optimal zu verbinden. Damit können Graphiken, Prospekte, Zeitschriften, Handbücher und so weiter selbst hergestellt werden.

Wer sich nun zum Kauf entschließt, sei es ein ganzes Bürokommunikationssystem oder „nur“ eine verbesserte Telefonanlage mit allen Raffinessen, sollte natürlich selbst vorher genaue Überlegungen anstellen. Was wird gebraucht, was ist technisch und organisatorisch machbar? Ein externer Berater kann hier mitunter dazu beitragen, das rechte Augenmaß nicht zu verlieren. Die Kosten-Nutzen-Analyse bleibt aber letztlich jedem selbst überlassen, weil nur der Benutzer selbst abschätzen und entscheiden kann, ob sich der Einstieg in neue Techniken wirklich „bezahlt“ gemacht hat.

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